صفحه 5 از 6: « پیشین 1 2 3 4 5 6 پسین »

Management science | علم مدیریت

anna_nemati

کاربر

ارسالها: 4603

#41 Posted: 5 Apr 2014 20:54

مدیریت پروژه
مدیریت پروژه یک نظام سازمان یافته ومدیریت منابع (بطور مثال منابع انسانی) می‌باشد به نحوی که پروژه بایک چشم انداز مشخص،کیفیت مشخص،زمان مشخص وقیمت تمام شده مشخص به اتمام برسد. پروژه یک کار موقتی است که فقط یک بارو به منظور ایجادیک محصول مشخص ویا خدمات مشخص انجام می‌شود.یک پروژه باعث تغییرات مفید ویا ارزش افزوده می‌شود. خصوصیت موقتی ویک باره بودن پروژه آن را از فرآیندها ویا اعمالی که دائمی ویا نیمه دائمی هستند و ممکن است بارها وبارها محصول مشابه ویا خدمات مشابهی را تولید می‌کنند متمایز می سازد.مدیریت این دوسیستم کاملاً متفاوت است.وروشهای فنی متفاوتی نیاز دارد. وهمین موضوع باعث پیشرفت علم مدیریت پروژه گردیده است.
اولین موضوع در مدیریت پروژه این است که اطمینان حاصل کنیم که پروژه با محدودیتهای مشخص تعریف شده باشد.
دومین موضوع که می‌تواند بحث جالبتری نیز باشد ، بهینه سازی اختصاص منابع و یکسان سازی داده‌های مورد نیاز به منظور دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده پروژه می‌باشد. یک پروژه یک سری فعالیتهای کاملاً مشخص است که از منابع (مالی،انسانی،مواد،انرژی،ف� �صت،تدارکات وارتباطات و...) به منظور رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده استفاده می نماید.

تاریخچه مدیریت پروژه

مدیریت پروژه در زمینه‌های گوناگون کاربردی شامل ساختمان سازی،مهندسی ودفاعی گسترش یافته است. در ایالات متحده آمریکا،پدر مدیریت پروژه، هنری گانت (Henry Gant)است که به عنوان پدر علم برنامه ریزی وروشهای کنترل نیز شناخته شده است. شهرت او به چند عامل بستگی داشته است: اول به خاطر استفاده از گانت چارت که یکی از ابزارهای کنترل پروژه محسوب می‌شود .دوم به خاطر همکاری با Fredrick Winslow Taylor در تئوری علمی مدیریت ودر نهایت شهرت او به علت مطالعاتش بر روی کار ومدیریت ساختمان کشتی نیروی دریائی بوده است.او در بسیاری از موارد از جمله استفاده از ساختار دسته بندی کسب وکار(WBS)وهمچنین تخصیص منابع پیشگام بوده است.
سالهای 1950به عنوان شروع مدیریت پروژه جدید شناخته شده است. در آمریکا در اوایل سال 1950 پروژه‌ها غالبا به طور خاص براساس گانت چارت وبا روشها وابزارهای غیر رسمی مدیریت می‌شدند. درآن زمان دو مدل ریاضی برای جدول زمان بندی وجود داشت: 1-فن ارزیابی و بازنگری برنامه یا PERT (Program Evaluation and Review Technique ) که توسط Booz-Alen وHamilton ابداع شد.
2-روش مسیر بحرانی(CPM )Critical Path Method
این روش با مشارکت دو انجمن Du Pont وRemington Rand به منظور مدیریت پروژه‌های تعمیر ونگهداری طراحی شد.این روشهای ریاضی به سرعت در بسیاری از شرکتهای خصوصی گسترش یافت. در همان زمان روشهای برآورد قیمت تمام شده،مدیریت هزینه واقتصاد مهندسی توسط Hans Lang ودیگران در حال گسترش بود. درسال1965،انجمن مهندسین هزینه آمریکا (که در حال حاضرانجمن بین المللی AACEمی باشد وهدفش پیشبرد علم مهندسی هزینه است)توسط اولین کاربران مدیریت پروژه وانجمن متخصصین برنامه ریزی وبرنامه زمان بندی،برآورد هزینه وکنترل زمان-هزینه تأسیس شد.AACE فعالیتهایش را ادامه داد ودرسال 2006اولین وکاملترین روش برایPORTFOLIO(اوراق بهادار)وبرنامه ریزی ومدیریت پروژه را منتشر کرد.(ساختار کامل مدیریت هزینه) در سال 1969،انستیتو مدیریت پروژهPMI)) به منظور سرویس دهی به صنعت مدیریت پروژه تشکیل گردید.فرضیه PMIاین است که علیرغم کاربردهای گسترده مدیریت پروژه در حوزه‌های مختلف از پروژه‌های صنعت نرم افزاری گرفته تا صنعت ساختمان سازی ابزار وروشهای آن مشترک هستند. در سال1981،PMI تصمیم گرفت که یک کتابچه راهنما برای شناخت مدیریت پروژه (راهنمای PMBOK)منتشر کند این کتابچه شامل استانداردها وراهنمائی های عملی است که در بحث های تخصصی کاربرد فراوانی دارد. در سال 1967،انجمن بین المللی مدیریت پروژه IPMA در اروپا تأسیس شد وآن هم به نوبه خود دستخوش تحولات وپیشرفت هائی گردید و انجمن ICB( Competence Baceline Institute)را تأسیس کرد.تاکید این انجمن بر روی تجارب قابل اعتماد،مهارت های شخصی و تشخیص صلاحیت می‌باشد.هر دوی این انجمن ها در حال حاضر در تهیه وتنظیم استاندارد ISO برای مدیریت پروژه می‌باشند.
تعاریف

PMBOK( که به عنوان انستیتو مدیریت پروژه می‌باشد)مدیریت پروژه را این گونه تعریف می نماید:مدیریت پروژه ابزاری برای شناخت ،مهارت وروش های فنی است تا فعالیتهای پروژه را به نیازهای اصلی (اهداف)پروژه برساند. PRINCE2برنامه ریزی،نظارت وکنترل همه جانبه پروژه وبرانگیختن تمام افراد مرتبط با پروژه به منظور موفقیت پروژه یعنی دست یابی به اهداف پروژه در زمان مشخص ،باقیمت مشخص،کیفیت مشخص وراندمان مشخص PROJECTپروژه یک کار موقتی با تاریخ خاتمه مشخص است که به منظور ایجاد یک محصول منحصر به فرد ویا خدمات مشخص انجام می‌شود- هدف از اجرای پروژه برآورده کردن ایده‌ها ویانیازها می‌باشد DIN69901(سازمان آلمانی جهت استاندارد سازی) مدیریت پروژه یک سری وظائف کامل ،روش ها وابزاری است که در طی اجرای پروژه به کار گرفته می‌شود.
تعریف کار

مدیریت پروژه مستقیما از مسئولیتهای شخص مدیر پروژه می‌باشد. مدیر پروژه به ندرت مستقیما در فعالیتهای پروژه که منتهی به تولید محصول می‌شود شرکت می‌کند.اما بیشتر می کوشد تا پروژه به خوبی پیشرفت کند، روابط متقابل قسمت‌های مختلف سازنده ومفید باشد به نحوی که احتمال شکست به حداقل خود برسد.مدیر پروژه غالبا نماینده مشتری است که براساس شناخت صحیحی که از مشتری دارد می‌تواند به خوبی تمامی نیازها وخواسته‌های اورا مشخص وارائه نماید.توانائی به وجود آوردن انسجام وهماهنگی بین فرایندهای مختلف بخش‌های متفاوت مورد قراداد و ایجاد ارتباط نزدیک وسازنده با نماینده مشتری بسیار اساسی ومهم می‌باشد.یک مدیر موفق برای اطمینان از اینکه همه عوامل زمان،هزینه وکیفیت و مهم‌تر از همه رضایت مشتری کاملاً شناخته شده باشد باید بتواند کل پروژه را از ابتدا تا انتها ببیند (پیش بینی )کند واین اطمینان را به سایرین به دهد که پیش بینی او محقق می‌شود. تولید هر نوع محصول ویا ایجاد هر خدمتی شامل ساختمان سازی ،حمل ونقل ،الکترونیک،نرم افزارهای کامپیوتری ،خدمات مالی و.... هر کدام دیدگاهها ی اجرائی ونقطه نظرات خاص خود رادارد که می بایست قبلا توسط مدیر پروژه پیش بینی گردد.
محدودیتهای سه گانه وسنتی

پروژه‌ها نیز مانند هر کار دیگری محدودیتهای خاص خود رادارا هستند.در مدیریت پروژه این محدودیتها به صورت سنتی شامل چشم انداز،زمان وهزینه می‌باشند به این سه فاکتور مثلث مدیریت پروژه هم گفته می‌شود و هر محدودیت نماینده یکی از اضلاع مثلث می‌باشد همچنان که در هندسه اگر یکی از اضلاع تغییر کند سایر اضلاع تغییر می‌کند در مدیریت پروژه هم تغییر هر یک از این محدودیتها بر روی سایر عوامل تأثیر می گذارد.در یک تقسیم بندی دیگر می‌توان کیفیت محصول یا بازدهی را از چشم انداز جداکرد وکیفیت را به عنوان محدودیت چهارم در نظر گرفت. مثلث مدیریت پروژه را می‌توان برای روابط بین زمان،هزینه وکیفیت نیز در نظر گرفت.(سریع،ارزان وخوب)
مثلث مدیریت پروژه

زمان: منظور از محدودیت زمانی مقدار زمان در دسترس به منظور تکمیل پروژه می‌باشد. هزینه:منظور از محدودیت هزینه مقدار بودجه در دسترس برای تکمیل پروژه می‌باشد. چشم انداز: منظور از محدودیت چشم انداز فرآیندهای است که می بایست انجام شود تا نتایج نهائی پروژه به دست آید. این سه محدودیت با هم در تعامل هستند و تغییر هر کدام موجب تغییر در محدودیت های دیگر می‌شود.مثلاً اگر چشم انداز پروژه (اهداف ویا کیفیت)افزایش یابد طبیعتا زمان وهزینه نیز افزایش می‌یابند. یک محدودیت شدید زمانی باعث افزایش هزینه‌ها وکاهش چشم انداز می‌شود. همچنین بودجه کاملاً محدود باعث افزایش زمان وکاهش چشم انداز می‌شود. منظور از نظم وانظباط در مدیریت پروژه، تهیه ابزار وروشهائی است که تیم مدیریت پروژه (نه فقط مدیر پروژه)را قادر می سازد که کارهایشان رابادر نظر گرفتن محدودیتها سازماندهی کنند. دیدگاه دیگر در خصوص مدیریت پروژه این است که این سه محدودیت را منابع مالی،زمان ومنابع انسانی در نظر بگیریم.چنانچه شما بخواهید کاررادرزمان کوتاهتری به پایان برسانیدشما می بایست نیروی انسانی بیشتری صرف کنیدکه به نوبه خود باعث افزایش هزینه‌های پروژه خواهد شد تا آنجائی که باانجام سریع پروژه هزینه‌ها کاهش می‌یابد.

زمان

برای تحلیل وبررسی وهمچنین تخمین زمان مورد نیاز برای اینکه یک محصول قابل تحویل تولید شود روشهای گوناگونی وجوددارد.یکی از این روشها این است که فعالیتهای مورد نیاز برای تولید یک محصول قابل تحویل راشناسائی کرده و جدول ساختار شکست WBS))را تنظیم نمائید. در ابتدا می بایست برای هر کدام از فعالیتها زمان موردنیاز راتخمین زده ودر نهایت زمان کل را به دست آورید.فعالیتها می بایست اولویت بندی شده ووابستگی های بین آنها مشخص شود واین اطلاعات در جدول زمان بندی پروژه ثبت گردد.وابستگی های بین فعالیتها می‌تواند تأثیر به سزائی در طول مدت پروژه داشته باشد.همچنانکه دسترسی به منابع (محدودیت منابع)نیز تأثیر به سزائی در طول مدت پروژه خواهند داشت. مدیران پروژه در فاز اجرائی غالبا دوحد نهائی برای جلوگیری از تغییر زمان خاتمه پروژه در نظر می‌گیرند.زمان محدودیتی است که نه به عنوان هزینه منظور می‌شود ونه به عنوان منابع بنابراین مدیر پروژه نمی‌تواند تغییرات آن را کنترل کند.این خصوصیت زمان آن را از سایر منابع وهمچنین قسمت‌های هزینه‌ای متمایز می سازد.باید متذکر شد که صرف هیچ تلاشی مهم‌تر از تلاش برای کاهش هزینه‌ها نیست.

هزینه

هزینه‌های اجرائی یک پروژه به موارد متعددی بستگی دارد که این موارد به طور عمده عبارت‌اند از: کمیت منابع،میزان تلاش،مصالح،مدیریت ریسک(مثلاً تغییر قیمت)،مدیریت ارزش به دست آمده،تأسیسات(ساختمانها ،ماشین الات و...)،تجهیزات، افزایش هزینه ها، هزینه‌های غیر مستقیم وسودو.... چشم انداز منظوراز چشم انداز اهداف مشخصی است که می بایست در انتهای پروژه به آن برسیم.ویا به عبارت دیگر چشم انداز آن چیزی است که قرار است پروژه به انجام برساندویاتعریف مشخص از نتیجه نهائی پروژه.یکی از مولفه‌های مهم چشم انداز کیفیت محصول نهائی پروژه می‌باشد.مقدار زمانی که برای هر فعالیت تعیین می‌شود ارتباط تنگاتنگی با کیفیت کلی پروژه خواهد داشت. بعضی از فعالیتها برای اینکه به طور مناسبی اجرا شوند به مقدار زمان مشخصی نیاز دارند اما اختصاص زمان بیشتر باعث ارتقا کیفیت می‌شود.در پروژه‌های بزرگ کیفیت بالا عامل مهمی بر روی زمان وهزینه می‌باشد(وبرعکس).در مجموع وبه طور خلاصه می‌توان همه این محدودیت ها را در یک جمله بیان کرد:زمان مشخص،کیفیت مشخص وبودجه مشخص . در این جا منظور از چشم انداز همان کیفیت پروژه می‌باشد.

کنترل متغیرهای پروژه

مدیریت پروژه می کوشد تا بر متغیرهای پروژه مانند ریسک غلبه پیداکند ویا آنهارا مهار کند. مدیر پروژه می بایستی طوری سیستم مدیریتی اش را تنظیم کند که خود سیستم مدیریتی و بدون نیاز خود شخص مدیر سیستم رو هدایت کند در غیر این صورت سیستم سوار به مدیر می‌شود و خود سیستم باری بر دوش مدیر خواهد بود. در این بخش روش ها و استراتژی های مدیریتی بسیاری است که آدم هایی خیلی بهتر و با سواد تری کتاب های خوبی رو در این مورد نوشته اند که R.S Pressman بهترین های این هست.
ریسک:عامل بالقوه شکست پروژه می توان بر بسیاری از ریسک های منفی (عوامل بالقوه شکست)با برنامه ریزی مناسب وصرف زمان ومنابع غلبه کردویا آنها راازبین برد. بر اساس بعضی تعاریف ( چاپ سومPMBOK)ریسک می‌تواند حتی جنبه مثبت هم داشته باشد به این معنی که گاهی ریسک یک موقعیت بالقوه است که حتی می‌تواند باعث به بهره برداری رسیدن پروژه زودتر از حد انتظار شود.مشتریان (اعم از حامیان داخلی وخارجی پروژه) وسازمانهای خارجی (مانند آژانس های دولتی وتعدیل کننده ها) سه عامل مهم زمان ،هزینه وچشم انداز را تعیین می‌کنند.تنها عامل باقیمانده یعنی ریسک می‌تواند توسط تیم پروژه به صورت ایده آل وبراساس برآورد دقیق وروشهای صحیح برنامه ریزی مدیریت شوند. در طی فرآیند مذاکره وگفتگو باسهامداران اهداف نهائی پروژه در خصوص زمان ،هزینه وچشم انداز وریسک در قالب یک قرارداد مشخص تعیین می‌شود. به منظور کنترل مناسب این متغیرها یک مدیر پروژه خوب باید دارای شناخت عمیق وتجارب خوبی در مورد چهار حوزه (زمان،هزینه،چشم انداز وریسک)وهمچنین 6حوزه اتحاد،ارتباط،منابع مالی،بیمه کیفیت وبرنامه زمان بندی پیشرفت فیزیکی وهمچنین تدارکات داشته باشد.

دیدگاهها

دیدگاههای متفاوتی برای مدیریت فعالیتهای پروژه وجود داردازجمله : سرعت،تعامل، پیشرفت وفازبندی فارغ از نوع دیدگاه مورد استفاده با عنایت وتوجه خاصمی بایست نتایج،اهداف و وظائف ومسئولیتهای همه افراد مرتبط با پروژه از جمله سهامداران را به طور واضح روشن وشفاف ساخت.

دید گاه سنتی

دیدگاه سنتی 5 مرحله پشت سرهم را برای تکمیل پروژه ضروری می‌داند.در این دیدگاه لازم است ابتدا 5 مولفه یک پروژه (4 فاز +مرحله کنترل)را در مراحل پیشرفت پروژه تشخیص دهیم. 1- مرحله اولیه پروژه
2- برنامه ریزی یا فاز طراحی
3- اجرای پروژه یا فاز اجرائی
4- نظارت پروژه وسیستم های کنترل
5- فاز تکمیل پروژه لازم به ذکر است که نیازی نیست در همه پروژه‌ها این 5 مرحله به اتمام برسد.
مثلاً در بعضی پروژه‌ها ممکن است فاز برنامه ریزی ویا نظارت وجود نداشته باشد ودر بعضی پروژه‌ها مراحل 2و3و4 چندین بار تکرار شود. در خیلی از صنایع از این چند مرحله استفاده می‌کنند. به طور مثال در طراحی معماری با مصالح بنائی (آجر وملات) پروژه‌ها از مراحلی چون پیش طراحی، طراحی تصوری (ادراکی)،طراحی شماتیک، طراحی توسعه ونقشه کشی ساختمان و... استفاده می‌کنند. در نرم افزارهای توسعه،این دیدگاه غالبا به عنوان آبشار توسعه شناخته می‌شوند.

مختصری در باره Enterprise Project Management 2007

شرکت Microsoft در راستاي تکميل و توسعه قابليت هاي نرم افزار MS Project و به منظور ارائه يک راه‌حل جامع مديريت پروژه به مشتريان مجموعه محصولات نرم افزاري را به همراه چارچوب پياده سازي آنهاEIF(Enterprise Implementation Framework) در سازمان ها ارائه داده است. اين خانواده محصولات نرم افزاري شامل موارد زير هستند:
‎

Microsoft Project Professional 2007
Microsoft Project Server 2007
Microsoft Project Web Access 2007
Microsoft Sharepoint Services 2007
Microsoft SQL server and Analysis services 2007
Microsoft Project Portfolio Server 2007

براي همه سازمان هايي که MS Project را به دليل کاربر پسند بودن، سهولت استفاده و قابليت هاي يکپارچگي با مجموعه Office براي پاسخگويي به نياز برنامه ريزي و کنترل پروژه انتخاب کردهاند و به دنبال توسعه همکاري اطلاعاتي تيم پروژه، کنترل مدارک پروژه و مديريت قويتر منابع و گزارشگيري سادهتر و سريع تر از وضعيت پروژههايشان هستند راه حل جامع مديريت پروژه EPM راه حل ايدهآل و قابل اعتماديست که کاهش ريسک پروژه و افزايش بازگشت سرمايه (ROI) را به همراه خواهد داشت.

anna_nemati

کاربر

ارسالها: 4603

#42 Posted: 5 Apr 2014 20:54

سامانه مدیریت اسناد
سامانه مدیریت اسناد (به انگلیسی: Document_management_system) که به نام سیستم مکاتبات یا نرم‌افزار مکاتبات نیز شناخته می‌شود، امکان مدیریت بر گردش مکاتبات را در یک سازمان فراهم می‌نماید. این مکتوبات علاوه بر نامه‌ و مستندات مرسوم سازمانی، شامل موارد جدیدی از جمله فرم‌های پویا، مستندات در گردش سایر نرم‌افزارهای مرتبط، فکس و نامه‌های پست الکترونیکی می‌باشد. معمولا در سیستم مکاتبات، گستره‌ای از گردش مکتوبات، از مراحل آغازین تولید تا امضا و ارسال الکترونیکی پوشش داده می‌شود.
از خصوصیات مهم سیستم مکاتبات، تسهیل ارتباطات مکتوب سازمان‌هایی با گستردگی جغرافیایی، ارتباط با مخاطبین سازمان از طریق پورتال‌های سازمان و همچنین ارتباط با سایر سازمان‌ها می‌باشد

با یک تعریف کلی، روند مکانیزاسیون سازمان مستلزم زیرساختی برای پوشش گردش یکپارچه مستندات با ماهیت‌های متفاوت می‌باشد. سیستم مکاتبات، با توجه به بهره‌گیری از امکانات گسترده و زیرمجموعه‌های متعدد از یک سو و ارتباط یکپارچه با سایر نرم‌افزارهای مجموعه از سوی دیگر، به‌عنوان زیرساخت اتوماسیون اداری و در نگاهی گسترده‌تر، زیرساخت مکانیزاسیون سازمان مطرح می‌باشد.

طراحی یکپارچه و پشتیبانی از عملیات و مستندات مختلف سازمانی از جمله نامه‌های اداری، فرم‌های پویا، فکس‌ها، نامه‌های پست‌الکترونیک، پیشنویس‌ها، مستندات اداری و مالی و تعاملات شخصی در کنار هم و همچنین امکانات گردش‌کار و انتساب مستندات مختلف به چرخه‌های از پیش تعیین شده از سوی دیگر، غالباً از امکانات مجموعه‌های نرم‌افزاری مکاتبات می‌باشد.
معمولا استفاده از سیستم مکاتبات در سازمان باعث کاهش جابجایی‌ فیزیکی‌ نامه‌ها و مستنداست سازمان در واحدهای مختلف آن می‌باشد.

anna_nemati

کاربر

ارسالها: 4603

#43 Posted: 5 Apr 2014 20:55

اتوماسیون اداری
بسیاری از تکنولوژی های جدید بر پایه این جمله بوجود آمده اند "انسان فکر کند، ماشین کار کند". ذهن انسان و برهمین اساس خود انسان از انجام کارهای جدید و یا فکر کردن بر روی راهکارهای جدید لذت می برد و از انجام کارهای تکراری گریزان است. امروزه تکنولوژی برای حل این مشکل به کمک انسان آمده است.
سیستمهای اتوماسیون نیز از جمله این تکنولوژیها محسوب می شود. در سیستم های اتوماسیون، کار به دقت آنالیز می شود و کارهای تکراری یا کارهایی که توسط هوش مصنوعی نرم افزار قابل انجام است جدا شده و برای آنها نرم افزار یا سخت افزار خاصی طراحی میشود و سایر کارها که نیاز به هوش و قدرت تصمیم گیری انسانی دارد توسط انسان انجام می شود.
آیا اتوماسیون مشکل ما را حل میکند؟

فارغ از اندازه سازمان یا شرکت اتوماسیون میتواند به شما کمک کند به عنوان مثال شما روزانه بارها یک متن را می نویسید که فقط بخشی از آن متغیر است و مابقی متن دقیقا تکرار می شود در صورتی که می توان اینکار را به اتوماسیون سپرد علاوه بر اینها در مورد کارهای غیر تکراری هم اتوماسیون چاره ساز است، تمام فعالیتها و داده هایی که از طریق اتوماسیون جابجا میشوند امکان ذخیره سازی در یک بانک اطلاعاتی و یا انجام پردازش های مورد نظر روی آنها انجام وجود دارد. سیستمهای حسابداری نمونه کوچکی از اتوماسیونهای اداری هستند که داده ها را ذخیره کرده و پردازش می کنند.
هر سازمانی برای انجام مأموریت و رسیدن به اهداف معینی تشکیل می‌گردد و این اهداف ، تعیین کننده فعالیتهای اساسی سازمان محسوب می‌شوند . با توجه به اینکه نتیجه اهداف ، اندیشه‌ها ، فعالیتها و اقدامات انجام شده در هر سازمان بصورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود و این سوابق با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند ، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی می‌باشد که در تعالی اهداف سازمان نقش مهمی داشته و یکی از ابزارهای مهم مدیریت در تهیه برنامه‌ها و تصمیم گیریهای استراتژیک محسوب می‌گردد. از این رو سیستم های مکانیزه ، قدمی در جهت تسریع امور و اطلاع رسانی مناسب بالاخص در کشورهای در حال توسعه به حساب می‌آیند و بجاست که مؤسسات و سازمانها و بخصوص ادارات دولتی با دیدی آینده نگر به این مهم اهتمام ورزند.
جایگاه اين سيستم درکجای سازمان می‌باشد؟

هر سازمانی برای انجام مأموریت و رسیدن به اهداف معینی تشکیل می‌گردد و این اهداف ، تعیین کننده فعالیتهای اساسی سازمان محسوب می‌شوند . با توجه به اینکه نتیجه اهداف ، اندیشه‌ها ، فعالیتها و اقدامات انجام شده در هر سازمان بصورت اسناد و مدارک نگهداری می‌شود و این سوابق با صرف وقت و هزینه‌های زیاد فراهم می‌آیند ، حاوی اطلاعات و تجربیات گرانبهایی می‌باشد که در تعالی اهداف سازمان نقش مهمی دارد.
راه حل های Openbravo ERP در این حوزه

ماجول های متنوع Openbravo با قابلیت سفارشی سازی بر اساس نیازمندیهای مشتریان در این حوزه ، با سرعت و دقت هر چه تمام تر به خودکارسازی فرایند های اداری پرداخته و با بهره گیری از روش نوین e-Office به جریان کار سیستم دبیرخانه و فرایند مکاتبات اداری سرعت می بخشد. پشتیبانی از OCR فارسی با دقت بسیار بالا و طیف وسیعی از دستگاه‌های مورد کاربرد در اين حوزه (ازجمله اسکنر، فکس، تلفن، ایمیل، موبایل و ...) از ویژگیهای خاص ماجولها می‌باشد. این ماجول ها عبارتند از :
1-وب سایت و پورتال سازمانی (Enterprise Portal)
2-تقويم و برنامه ریزی روزانه
3-کارتابل پرسنل
4-مدیریت روابط عمومی
5-بایگانی و آرشيو اسناد (D.M.S)
6-موتور جستجوی اسناد تحت وب (D.S.E)
7-مديريت فرآيندهای کسب و کار (B.P.M)
8-موتور گردش کار (Workflow Engine )
9-صورتجلسات
10-دبيرخانه
11-اتوماسیون اداری
12-سیستم کنترل تردد
13-تلفن گویا (IVR)
14-مرکز تلفن (Call Center)
15-مدیریت ارسال و دریافت پیام کوتاه (SMS)
16-مدیریت ارسال و دریافت فکس (Fax Server)
17-مدیریت ارسال و دریافت ایمیل (Mail Server)
18-سیستم اخبار و اطلاع رسانی تحت وب
19-کتابخانه الکترونیک
گردش کار مکانیزه جایگزین گردش کار سنتی

حجم کارها و اهمیت اطلاعات در کلیه سازمانها و شرکت ها با وجود استفاده از پرسنل متعدد شاهد رشدی روزافزون است. برنامه ریزی، سازماندهی، کنترل و نظارت بر عملکرد فعالیتهای درون سازمانی یکی از مهمترین معیارها و پیش نیازها در توسعه و کاربرد فن آوری اطلاعات در سازمانهای امروزی محسوب می‌شوند. هدف اصلی ای که برخی از صاحبان فکر و اندیشه در غرب دنبال می‌کنند ، توسعه انفجاری و غیر قابل تصور استعدادها و فرصتهای اقتصادی و اجتماعی خصوصا با تکیه بر سرمایه‌های حیاتی و تعیین کننده ، دانش اطلاعات و تکنولوژی است و این یعنی حداکثر بهره وری. تحقیقات گروه WFMC ( تحقیقات انجمن مدیریت جریان کار - 2006) نشان می‌دهد سازمانها و شرکت های سنتی در محصولات و خدمات خود عملا تنها از % 30 زمان فرایندها ارزش افزوده دریافت می‌کنند و از % 70 زمان باقیماده غیر از اتلاف وقت و هزینه چیزی عایدشان نمی‌شود. این آمار حتی در شرکتها و بنگاه‌های اقتصادی موفق که گردش کاری سنتی را دنبال می‌کنند بصورتی واضح تر نمود پیدا می‌کند.

anna_nemati

کاربر

ارسالها: 4603

#44 Posted: 5 Apr 2014 20:55

سازمان

سازمان مجموعه هدفمندی است که پیرو یک نظام است، و دارای مرزها و حدودی است که آن را از محیط خود جدا می‌سازد. سازمان در محیطهای مختلف کاربردهای متفاوتی دارد. بنگاه‌های اقتصادی (شرکت‌های تجاری)، سازمان‌های دولتی، سازمان‌های غیردولتی، سازمان‌های ائتلافی و حتی یک خانواده را نیز می‌توان به عنوان یک سازمان نام برد.
یک سازمان، یک نهاد مستقل است که یک ماموریت خاص دارد و می‌تواند با نیت انتفاعی یا غیرانتفاعی تأسیس شده باشد. یک سازمان:

هدف دارد.
برای هدفش برنامه دارد.
استراتژی دارد.
منابع خود را می‌شناسد و از آنها بهینه و هماهنگ استفاده می‌کند.
وابسته به اطلاعات است.

ویژگی های سازمان

یک سازمان دارای ویژگی های زیر است:

ماموریت یا هدف ویژه ای دارد.
برای بقاء به دیگر سازمان ها وابسته است.
هیئت حاکمه مستقلی دارد.
از بخش های مختلف تشکیل شده است.
دارای ساختاری فیزیکی و منطقی

anna_nemati

کاربر

ارسالها: 4603

#45 Posted: 5 Apr 2014 20:56

مدیریت ریسک

مدیریت ریسک کاربرد سیستماتیک سیاست‌های مدیریتی، رویه‌ها و فرایندهای مربوط به فعالیت‌های تحلیل، ارزیابی و کنترل ریسک می‌باشد. مدیریت ریسک عبارت از فرایند مستندسازی تصمیمات نهایی اتخاذ شده و شناسایی و به‌کارگیری معیارهایی است که می‌توان از آنها جهت رساندن ریسک تا سطحی قابل قبول استفاده کرد.

تعاریف

از طرف موسسه مدیریت پروژه، مدیریت ریسک به عنوان یکی از نه سطح اصلی «کلیات دانش مدیریت پروژه» معرفی شده‌است. در تعریف این موسسه، مدیریت ریسک پروژه به فازهای شناسایی ریسک، اندازه گیری ریسک، ارائه پاسخ (عکس العمل در مقابل ریسک) و کنترل ریسک تقسیم شده‌است. در این تعریف، مدیریت ریسک پروژه عبارت است از «کلیه فرایندهای مرتبط با شناسایی، تحلیل و پاسخگویی به هرگونه عدم اطمینان که شامل حداکثرسازی نتایج رخدادهای مطلوب و به حداقل رساندن نتایج وقایع نامطلوب می‌باشد».
در منابع مختلف، تعاریف دیگری نیز ارائه شده‌است. بنا بر نظر بوهم، مدیریت ریسک فرایندی شامل دو فاز اصلی است؛ فاز تخمین ریسک (شامل شناسایی، تحلیل و اولویت بندی) و فاز کنترل ریسک (شامل مراحل برنامه ریزی مدیریت ریسک، برنامه ریزی نظارت ریسک و اقدامات اصلاحی) می‌باشد. بنا به اعتقاد فیرلی مدیریت ریسک دارای هفت فاز است: ۱) شناسایی فاکتورهای ریسک؛ ۲) تخمین احتمال رخداد ریسک و میزان تأثیر آن؛ ۳) ارائه راهکارهایی جهت تعدیل ریسک‌های شناسایی شده؛ ۴) نظارت بر فاکتورهای ریسک؛ ۵) ارائه یک طرح احتمالی؛ ۶) مدیریت بحران؛ ۷) احیا سازمان بعد از بحران.
موسسه مهندسی نرم افزار، به عنوان یکی از سازمانهای پیشرو در ارائه روشهای جدید در مدیریت پروژه‌های نرم افزاری، به مدیریت ریسک پروژه به عنوان فرایندی با ۵ فاز مجزا نگاه می‌کند (شناسایی، تحلیل، طراحی پاسخ، ردیابی و کنترل) که با یک سری عملیات انتقال ریسک مرتبط است.
موسسه مدیریت پروژه، در راهنمای خود در مورد کلیات دانش مدیریت پروژه (نسخه سال ۲۰۰۰)، برای فرایند مدیریت ریسک پروژه شش فاز را معرفی کرده‌است: ۱) برنامه ریزی مدیریت ریسک، ۲) شناسایی، ۳) تحلیل کیفی ریسک، ۴) تحلیل کمّی ریسک، ۵) برنامه ریزی پاسخ ریسک و ۶) نظارت و کنترل ریسک. کلیم و لودین، برای مدیریت ریسک یک فرایند چهار مرحله‌ای را معرفی کرده‌اند (شناسایی، تحلیل، کنترل و گزارش) که در موازات چهار قدم معروف دمینگ در مدیریت پروژه (برنامه ریزی، اجرا، بررسی و عمل) قرار می‌گیرند.
چاپمن و وارد، یک فرایند مدیریت ریسک پروژه کلی را ارائه کرده‌اند که از نه فاز تشکیل شده‌است: ۱) شناسایی جنبه‌های کلیدی پروژه؛ ۲) تمرکز بر یک رویکرد استراتژیک در مدیریت ریسک؛ ۳) شناسایی زمان بروز ریسک ها؛ ۴) تخمین ریسکها و بررسی روابط میان آنها؛ ۵) تخصیص مالکیت ریسکها و ارائه پاسخ مناسب؛ ۶) تخمین میزان عدم اطمینان؛ ۷) تخمین اهمیت رابطه میان ریسک¬های مختلف؛ ۸) طراحی پاسخها و نظارت بر وضعیت ریسک و ۹) کنترل مراحل اجرا.
کرزنر، مدیریت ریسک را به صورت فرایند مقابله با ریسک تعریف کرده و آن را شامل مراحل چهارگانه زیر می‌داند: ۱) برنامه ریزی ریسک، ۲) ارزیابی (شناسایی و تحلیل) ریسک، ۳) توسعه روشهای مقابله با ریسک و ۴) نظارت بر وضعیت ریسکها.

مراحل اصلی در پیاده‌سازی مدیریت ریسک

بسیاری از پروژه‌ها که فرض می‌شود تحت کنترل هستند، با ریسک به عنوان رخدادی شناخته‌نشده روبرو گردیده و کوشش می‌کنند آن را کنترل کنند. اکثر پروژه‌ها چنین رخدادهایی را به خوبی از سر رد می‌کنند ولی با یک تلاش جامع مدیریت ریسک ، رویدادهای ریسک قبل از وقوع، شناسایی و کنترل می‌گردند و یا برنامه‌ای تهیه می‌شود که در زمان وقوع این رویدادها با آنها مقابله کند.
با درنظر گرفتن این مفاهیم پایه‌ای، امکان مقابله با ریسک به وجود می‌آید . لذا ابتدا باید نسبت به شناسایی ریسک‌های محتمل پروژه اقدام کرد. این کار با دسته‌بندی ساختار کارها و با پرسش چند سوال از خود و یا اعضای گروه پروژه ، امکان‌پذیر است. مثلاً : درموقع نیاز به منبعی یا منابعی که در دسترس نیستند چه اتفاقی خواهد افتاد ؟ اگر کنترلی در مورد مولفه‌ای که بر پروژه اثرگذار است نداشته باشیم چه اتفاقی می‌افتد ؟ بدترین سناریو چیست ؟ چه چیزی باعث آن می‌گردد ؟ چه قدر وقوع این اتفاق محتمل است ؟ عواقب آن چیست ؟
ممکن است سوالهای دیگری نیز به ذهن شما خطور کند که البته این سوالها سرآغاز خوبی است که شما را در مسیر درست هدایت کند . هرچیزی که به مغز شما خطور می‌کند فهرست کنید ، سپس در مرحله بعد تعیین کنید که آیا نیاز به مقابله و پیشگیری ریسک است و یا بایستی تا زمان وقوع آن صبر کرد . اگر ریسک‌ها را مشخص کنید و تصمیم بگیرید که هیچ عملی نباید انجام گیرد باز بهتر از آن است که آنها را شناسایی نکرده باشید . پس از این مرحله تمام ریسک‌های شناسایی شده را کمی کنید ؛ ابتدا ریسک‌ها را دسته‌بندی و سپس احتمال وقوع هر ریسک را تعیین کنید . برای تخصیص مقادیر احتمالی به ریسک‌ها از مقادیر پیشنهادی زیر می‌توانید استفاده کنید :
قریب الوقوع بزرگ‌تر از ۸۵٪
بالا = ۸۵٪
محتمل = ۶۰٪
متوسط = ۵۰٪
ممکن = ۴۰٪
پایین = ۱۵٪
غیرمحتمل = ۱۵٪
اکنون احتمال وقوع هر ریسک قابل محاسبه‌است . راه دیگر ، نسبت دادن درصد وزنی به هریک از ریسک‌هاست . مشکل اصلی این روش آن است که همواره داده‌های تجربی به اندازه کافی در دسترس نیستند تا این کار به دقت انجام گیرد . در این روش معمولاً افراد باتجربه‌ای مبادرت به این کار می‌کنند که تجارب جامعی از انواع رویدادها در پروژه‌های مختلف کسب کرده‌اند ؛ مجموع درصدهای تخصیصی به رویدادها بایستی صد باشد .
در مرحله بعد به هر ریسک ، یک مقدار نسبت دهید . این مقدار می‌تواند در صورت نیاز برحسب هزینه و یا زمان باشد ؛ به عنوان مثال اگر هدف تعیین زمان اتمام پروژه‌است ، هر ایده‌ای در مورد مدت زمان فعالیتها می‌تواند یک سناریوی ریسک محسوب شود . در این مرحله می‌توان مقدار حقیقی ریسک را با محاسبه حاصلضرب مقادیر تخصیص داده شده به ریسک و احتمال وقوع آن به دست آورد و با توجه به نتایج حاصل می‌توان نسبت به انجام عملی یا به تعویق انداختن آن تصمیم‌گیری نمود . بعد از انجام مراحل مدیریت ریسک ، می‌توانید فرایندهای نگهداری مجموعه ریسک را آغاز کنید . برای این کار بازنگری دوره‌ای ریسک را آغاز کنید که مبتنی بر پیچیدگی و مدت پروژه و وقوع تغییرات پروژه‌است .
آغاز اجرای این کار ممکن است بیهوده و هزینه‌زا به نظر آید اما چنانچه یکبار این کار را انجام دهید و ریسک‌ها را شناسایی و به صورت کمی آنها را کنترل کنید در آن صورت به ارزش مدیریت ریسک پی خواهید برد . بنابراین در مرحله نخست اقدام به شناسایی ریسک‌های پروژه در بالاترین سطح wbs کنید و از اینکه راه به سطوح پایینتر می‌یابید نگران نباشید . بعد از چند بار انجام این کار ، مساله خیلی واضح‌تر خواهد شد .
ما در دنیای مخاطرات ریسک زندگی می‌کنیم . باید ریسک‌ها را تحلیل کنیم ؛ اگر با آنها برخورد داریم باید آنها را شناسایی و در مجموع تمام ریسک‌ها و عواید آنها را باید ارزیابی کنیم . منافع حاصل از مدیریت ریسک ممکن است تا غلبه پروژه بر

anna_nemati

کاربر

ارسالها: 4603

#46 Posted: 5 Apr 2014 20:58

برنامه‌ریزی

برنامه‌ریزی یا طرح‌ریزی یعنی اندیشیدن از پیش. متخصصین از زوایای متعدد برای برنامه‌ریزی تعارف متعددی ارائه کرده‌اند که برخی از آنها از این قرار است:

تعیین هدف، یافتن و ساختن راه وصول به آن،
تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد،
تجسم و طراحی وضعیت مطلوب در آینده و یافتن و ساختن راه‌ها و وسایلی که رسیدن به آن را فراهم کند،
طراحی عملیاتی که شیئی یا موضوعی را بر مبنای شیوه‌ای که از پیش تعریف شده، تغییر بدهد.refرضائیان، اصول مدیریت، ص ۹۲/ref

فرآیند برنامه‌ریزی
فرآیند برنامه‌ریزی از دوازده گام تشکیل شده که به قرار زیر است:

گام اول: آگاهی از فرصت‌ها (مسائل و نیازها) ذوالنوریان

این گام با یک مقایسهٔ اساسی بین وضعیت موجود و وضعیت مطلوب شروع می‌شود. باید یک ارزیابی نسبی از وضعیت اقتصادی، سیاسی، رقابت و فناوری محیط داشته باشیم (وضع موجود) و چرایی و چه چیزی آنچه می‌خواهیم بدست آوریم را نیز بدانیم (وضع مطلوب). برنامه‌ریزی به تشخیص صحیح از وضعیت مسائل و فرصت‌ها نیاز دارد؛ بنابراین پاسخ به پرسش‌های زیر مفید خواهد بود:

مقصود از برنامهٔ در دست تدوین چیست؟
آیا رسیدن به این مقصود به حذف برنامهٔ فعلی، اصلاح آن، یا برنامه‌ای جدید نیاز دارد؟
رسیدن بدین مقصود برای سازمان چه اهمیتی دارد؟

گام دوم: تعیین اهداف کوتاه‌مدت

اهداف کوتاه مدت، نتایج مورد انتظار و زمان رسیدن به مواردی را که باید مورد تأکید قرار گیرد، معین می‌کند و آنچه را که با بکارگیری استراتژی، خط مشی، رویه، قوانین، بودجه و برنامه زمانبندی باید بدست آید، مشخص می‌کند.

گام سوم: کسب اطلاعات کامل دربارهٔ فعالیت‌های مورد نظر

دانستن فعالیت‌هایی که باید برنامه‌ریزی شود و تأثیر آنها بر سایر فعالیت‌های داخلی و خارجی سازمان، برای برنامه‌ریزی هوشیارانه ضروری است. اطلاعات حاصل از مطالعه و بررسی، مروری بر سوابق، مشاهدهٔ اعمال سایر سازما‌ن‌ها و راه‌حل‌های بکار رفته در گذشته و تجربه منابع مشهور، اطلاعات قابل استفاده را تشکیل می‌دهد. پرسش‌های زیر به این گام کمک می‌کند:

آیا تمامی داده‌های لازم جمع‌آوری شده و برای پوشش دادن به همهٔ فعالیت‌ها کافی است؟
آیا پیشنهادهای افراد اجرایی اخذ شده است؟

گام چهارم: دسته‌بندی و تحلیل اطلاعات

در این مرحله، هر جزئی از اطلاعات، هم به‌طور مجزا و هم در ارتباط با کل آن، بررسی می‌شود؛ روابط میان متغیرها شناسایی و بررسی می‌شود و اطلاعات موجود طبقه‌بندی می‌شود. پرسش‌های زیر می‌تواند مفید باشد:

آیا روابط آشکار بین داده‌های واقعی وجود دارد؟
آیا افراد مهم اجرایی روابط بالا را تأکید می‌کنند؟
آیا برای تسهیل در تحلیل، اطلاعات جدول‌بندی شده یا به‌صورت نمودار درآمده است؟

گام پنجم: تعیین فرضیه‌ها و شناخت موانع

مفروضات برنامه‌ریزی، بر مبنای تصورات ما از محیطی است که برنامه‌ریزی می‌خواهد در آن انجام گیرد. باید تمام مدیران برنامه‌ریزی روی مفروضات اتفاق نظر داشته باشند. پرسش‌های زیر برای تعیین فرضیه‌ها مفیدند:

برای برنامه‌ریزی چه فرضیه‌های مهمی دربارهٔ آینده دارید؟
آیا فرضیه‌ها جامع هستند و تمام مقتضیات مهم را پوشش می‌دهند؟
چه فرضیه‌هایی را باید به منظور شناسایی تغییراتی که ممکن است تأثیر جدی بر برنامه بگذارد، کنترل کرد؟

گام ششم: تعیین بدیل‌ها

در این گام بدیل‌های مختلف (راه‌حل‌های مختلف مسأله یا برنامه‌های پیشنهادی مختلف) جمع‌آوری می‌شود. همهٔ راه‌حل‌های احتمالی باید جمع‌آوری شود، بدون اهمیت به این که در نگاه اول ممکن است بعضی بدیل‌ها مفید نیستند یا راه‌حل بهینه نیستند. پس از آن باید نقاط ضعف و قوت بدیل‌ها تعیین شود تا بتوان آنها را با هم مقایسه کرد. در این مورد پرسش‌های زیر را می‌توان مطرح کرد:

در صورت انتخاب هر برنامه (بدیل)، چه اصلاحی (تعدیلی) ممکن است لازم شود؟
آیا کیفیت، سرعت و هزینهٔ لازم رضایت‌بخش است؟
آیا مکانیزه کردن کارها بر سرعت انجام آنها می‌افزاید؟

گام هفتم: ارزیابی بدیل‌های گوناگون

پس از تعیین بدیل‌ها و بررسی نقاط ضعف و قوت هر یک، باید آنها را با اهداف و مفروضات اولیه سنجید. در این مرحله از فرآیند برنامه‌ریزی است که فنون پژوهش‌های عملیاتی و ریاضی در زمینهٔ مدیریت کاربرد عمده‌ای دارند.

گام هشتم: انتخاب بدیل

مرحلهٔ اصلی در تصمیم‌گیری، انتخاب بدیل است. برای انتخاب بهینه پرسش‌های زیر مفید است:

آیا برنامه (بدیل)، برای تطبیق با شرایط متفاوت قابلیت انعطاف دارد؟
آیا برنامه، مورد پذیرش افراد اجرایی (عملیاتی) است؟
برنامهٔ انتخابی از نظر پرسنل، مکان، تجهیزات، آموزش و نظارت، به چه امکانات جدیدی نیاز خواهد داشت؟

گام نهم: تدوین برنامه‌های فرعی (پشتیبانی)

برنامه‌ریزی بدون این مرحله به‌ندرت کامل می‌گردد. تقریباً همیشه برای حمایت از برنامهٔ اصلی، به برنامه‌های فرعی نیاز است. برای مثال،هنگامی که یک شرکت هواپیمایی تصمیم به خرید یک سری هواپیمای جدید می‌گیرد، این تصمیم‌گیری به یک سری برنامه‌ریزی فرعی جدید نیاز دارد؛ از جمله در مورد استخدام و آموزش افراد مختلف با مهارت‌های گوناگون، خرید و نگهداری لوازم یدکی، ایجاد امکانات تعمیراتی، برنامه زمانبندی جدید، تأمین بودجه، اخذ بیمه و غیره.

گام دهم: تنظیم تفصیلی توالی فعالیت‌ها و جدول زمانبندی

جزئیات اینکه فعالیت‌های برنامه‌ریزی شده، در کجا، توسط چه کسی و در چه زمانی باید انجام شود به طور مناسب تنظیم می‌گردد؛ چگونگی و زمان به‌کارگیری برنامه، حیاتی است. پرسش‌های زیر برای تنظیم این مرحله می‌تواند مطرح شود:

آیا برنامه، از نظر محتوا و زمانبندی نظر مجریان و پذیرش از طرف آنها را جلب کرده است؟
آیا جزئیات دستورالعمل‌ها برای پوشش دادن به برنامه، تدوین شده است؟
آیا فرم‌ها و لوازم مورد نیاز آماده است؟

گام یازدهم: بیان برنامه‌ها به کمک ارقام به‌وسیلهٔ تخصیص بودجه

پس از اخذ تصمیم و تعیین برنامه‌ها، مرحلهٔ تبدیل آن به عدد و رقم فرا می‌رسد. هر واحدی در سازمان می‌تواند بودجه‌ای مخصوص به خود داشته باشد. اگر این تخصیص بودجه خوب انجام گیرد، بودجه می‌تواند وسیله‌ای برای ترکیب هزینهٔ برنامه‌های گوناگون با یکدیگر و همچنین معیار مهمی برای سنجش میزان پیشرفت در برنامه‌ها باشد.

گام دوازدهم: پیگیری پیشرفت کار

موفقیت برنامه با نتایج بدست آمده سنجیده می‌شود، بنابراین پیش‌بینی چگونگی پیگیری کافی، برای تعیین انطباق عملکرد با برنامه و نتایج بدست آمده با نتایج مورد انتظار، باید جزء کار برنامه‌ریزی باشد. ناگفته نماند که بطور معمول این امر جزء وظیفهٔ اساسی کنترل است. پرسش‌های زیر برای ارزیابی این مرحله می‌تواند کارساز باشد:

آیا در یک دورهٔ زمانی منظقی، گزارش‌ها و مدارک کافی برای آگاه ساختن مدیران کلیدی و سنجش نتایج، جمع‌آوری شده است؟
در چه محدوده یا بُردی، نتایج رضایت‌بخش محسوب می‌شود؟
در صورت نقصان نتایج، چه اقدامات اصلاحی پیشنهاد می‌کنید؟

anna_nemati

کاربر

ارسالها: 4603

#47 Posted: 5 Apr 2014 21:02

مدیریت

از گیتی‌پدیا

مدیریت فرایند به کارگیری مؤثر و کارآمد منابع مادی و انسانی در برنامه‌ریزی، سازماندهی، بسیج منابع و امکانات، هدایت و کنترل است که برای دستیابی به اهداف سازمانی و بر اساس نظام ارزشی مورد قبول صورت می‌گیرد. تعریف مذکور، مفاهیم کلیدی زیر را در بر دارد:

مدیریت یک فرآیند است.
مفهوم نهفتهٔ مدیریت، هدایت تشکیلات انسانی است.
مدیریت مؤثر، تصمیم‌های مناسبی می‌گیرد و به نتایج مطلوبی دست می‌یابد.
مدیریت کارا به تخصیص و مصرف مدبرانه می‌گویند.
مدیریت بر فعالیت‌های هدفدار تمرکز دارد.

تعاریف مدیریت

هربرت سیمون مدیریت را فرآیند تصمیم‌گیری می‌داند. از نظر او مدیر خوب کسی است که تصمیمات صحیح را به‌موقع اتخاذ می‌کند و مدیر بد کسی است که در تصمیم‌گیری متزلزل عمل می‌کند.
ماری پارکر فالِت مدیریت را هنر انجام دادن کارها به‌وسیلهٔ دیگران و از طریق آنها می‌داند.

سیر تحول تاریخی نظریه‌های مدیریتی

دیدگاه‌های قبل از کلاسیک

تمامی مسائل مدیریتی مطرح از ابتدای تاریخ بشر تا سال ۱۹۱۰ در این قسمت طبقه‌بندی می‌شود. مسائلی نظیر سیستم‌های اداری و مدیریتی سومری‌ها، مصری‌ها، ایرانیان باستان و مواردی نظیر ساخت اهرام ثلاثه مصر و ساخت دیوار چین در این حوزه طبقه‌بندی می‌شود. شخصیت‌های زیر از تأثیرگذارترین افراد دوره‌ی قبل از کلاسیک هستند:

چارلز بابیچ، مخترع ماشین‌حساب مکانیکی و اولین شخصی است که به تأثیر محیط در سازمان اشاره کرده.
هنری تاون، کسی که اولین مطالعات مربوط به تأثیر محیط کاری بر عملکرد کارکنان توسط وی انجام گرفته است.
آدام اسمیت، که به پدر علم اقتصاد مشهور است و برای اولین بار موضوع تقسیم کار در سازمان را مطرح نمود.

تئوری‌های کلاسیک

این تئوری‌ها از سال ۱۹۱۰ شروع شدند و به ۳ دستهٔ کلی تقسیم می‌شوند:

مکتب مدیریت علمی
مکتب مدیریت اداری (اصول‌گرایان)
نظریهٔ بروکراسی

محوریت بحث نظریه‌های مدیریت کلاسیک دستیابی به حداکثر کارایی در سازمان می‌باشد. کلاسیک‌ها به سازمان رسمی توجه داشتند و وجود سازمان غیر رسمی را مضر می‌دانستند. دیدگاه‌های کلاسیک شامل یک نگرش صرفاً مکانیکی به سازمان و افراد بوده است. کلاسیک‌ها انسان را همردیف با سایر عناصر تولید می‌دانستند و برای آن هویت مستقل قائل نبودند.

تئوری‌های نئوکلاسیک (مکتب روابط انسانی)

در سال ۱۹۲۰، در حالی که غرب رکود اقتصادی را تجربه می‌کرد، برخی از دانشمندان علوم اجتماعی به رهبری التون مایو مطالعاتی را دربارهٔ چگونگی واکنش کارکنان به میزان تولید در صورت تغییر شرایط کاری، طراحی شغل و محرک‌های مدیری آغاز کردند. بخش اعظم این مطالعات در یکی از واحدهای شرکت وسترن الکتریک در شهر هاثورن صورت گرفت که بعدها به مطالعات هاثورن مشهور شد. نئوکلاسیک‌ها بر جنبه‌های انسانی مدیریت تأکید می‌کردند. طرفداران این روش معتقد بودند که مدیریت باید توجه خود را بر افراد متمرکز کند؛ به بیان دیگر متغیرهای اجتماعی را مؤثرتر از متغیرهای فیزیکی می‌دانستند. عمده فعالیت‌هایی که در این دوره انجام شد به دو دستهٔ زیر تقسیم می‌شود:

مطالعات هاثورن
نگرش رفتاری (مدیریت) که بر این مبنا استوار بود که مدیرانی که روابط انسانی خوبی در محیط کار برقرار می‌کنند می‌توانند به بهره‌وری دست یابند. به علاوه، جنبش روابط انسانی مرحله‌ای را ایجاد کرد که تکامل یافتهٔ آن امروز به‌عنوان رشتهٔ رفتار سازمانی، یعنی مطالعهٔ افراد و گروه‌ها در سازمان مطرح است.

مدیریت امروز

در مطالعات مدیریت امروز بسیاری از نظریه‌ها از ترکیب تئوری‌های کلاسیک‌ها و نئوکلاسیک‌ها شکل گرفته است. پیروان جدید جنبش مدیریت علمی بر تصمیم‌گیری‌های علمی، به کارگیری رایانه و ابزارهای تصمیم‌گیری تأکید دارند. گروه نظریه‌پردازان امروزی روابط انسانی، از بهبود و بازسازی سازمان صحبت می‌کنند و جای اصول‌گرایان را کسانی گرفته‌اند که معتقدند قبل از آنکه بتوان به اصولی پایبند شد لازم است مدیریان زیادی را به طور عملی مورد مطالعه قرار داد. نظریات این دوره را می‌توان به دسته‌های زیر تقسیم کرد:

نگرش کمی مدیریت، که هدفش کاربرد روش علمی برای حل مسائل فنی در سطح وسیع است. مدیریت کمی سه شاخهٔ اصلی دارد: علم مدیریت یا تحقیق در عملیات، مدیریت عملیاتی و سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت
نگرش سیستمی، که تقریباً از دههٔ ۱۹۶۰ در مدیریت مرسوم شد. طرفداران این نظریه معتقدند نگرش سیستمی بهترین طریق برای وحدت بخشیدن به مفاهیم و نظریه‌های مدیریت و دستیابی به نظریه‌ای جامع است.
نگرش اقتضایی. اساس این نگرش که به آن نگرش موقعیتی نیز گفته می‌شود بر این استوار است که یک الگوی مدیریت برای همهٔ موقعیت‌ها به‌عنوان بهترین راه وجود ندارد. وظیفهٔ مدیر این است که تعیین کند چه روشی، در چه موقعیت خاصی، تحت چه شرایط ویژه‌ای و در چه زمان بخصوصی بهترین زمینه را برای نیل به اهداف مدیریت فراهم می‌کند.
جنبش جدید روابط انسانی. در طول بیست سال گذشته نظریه‌های دیگری در مدیریت معاصر با نگرش روابط انسانی پدید آمده است که از این قبیل نظریه‌ها می‌توان به نظریه z اشاره کرد.

وظایف مدیر

اندیشمند فرانسوی هنری فایول برای یک مدیر پنج وظیفه قائل است: برنامه‌ریزی، سازماندهی، هدایت و رهبری، هماهنگی و کنترل امروزه وظایف مدیر را چهار مورد زیر می‌دانند:

برنامه‌ریزی: تصمیم‌گیری در مورد اینکه چه کارهایی باید انجام گیرد.
سازماندهی: سازماندهی فرآیندی است که طی آن تقسیم کار میان افراد و گروه‌های کاری و هماهنگی میان آنان، به منظور کسب اهداف صورت می‌گیرد.
هدایت و رهبری: این وظیفه یعنی تلاش مدیر برای ایجاد انگیزه و رغبت در زیردستان جهت دست یافتن به اهداف سازمان.
کنترل: کنترل تلاش منظمی است در جهت رسیدن به اهداف استاندارد، طراحی سیستم بازخورد اطلاعات، مقایسهٔ اجزای واقعی با استانداردهای از پیش تعیین شده و سرانجام تعیین انحرافات احتمالی و سنجش ارزش آنها بر روند اجرایی که در بر گیرندهٔ حداکثر کارایی است.

طبقه‌بندی مدیران

مدیریت در سازمان‌های بزرگ معمولاً از سه سطح برخوردار است:

مدیریت عالی
مدیریت میانی
مدیریت عملیاتی (سرپرستی)

حوزه‌ها و مباحث مختلف مدیریت

مدیریت هتلداری و جهاتگردی
مدیریت تغییر
مدیریت ارتباط با مشتری
مدیریت بحران
مدیریت مالی
مدیریت منابع انسانی
مدیریت فناوری اطلاعات
مدیریت موجودی
مدیریت دانش
مدیریت بازاریابی
مدیریت عملیات
توسعه سازمانی
مدیریت پروژه
مدیریت عملکرد
مدیریت کیفیت
مدیریت منابع
مدیریت ریسک
مدیریت استراتژی
مدیریت زنجیره تأمین
مدیریت زمان
مدیریت بر مبنای هدف
مديريت اجرايي

anna_nemati

کاربر

ارسالها: 4603

#48 Posted: 5 Apr 2014 21:03

مدیریت استراتژیک
تعريف برنامه ریزی

برنامه ريزي عبارتست از فرايندي داراي مراحل مشخص و بهم پيوسته براي توليد يك خروجي منسجم در قالب سيستمي هماهنگ از تصميمات. برنامه ریزی فكر كردن راجع به آينده يا كنترل آن نيست بلكه فرايندي است كه مي‌تواند در انجام اين امور مورد استفاده قرار گيرد. برنامه ريزي، تصميم‌گيري در شكل معمول آن نيست بلكه از طريق فرايند برنامه ريزي، مجموعه‌اي از تصميمات هماهنگ اتخاذ مي‌شود. برنامه ریزی مي‌تواند براي زمان حال يا آينده انجام شود. بر طبق اين تعريف، تصميم‌گيري‌هاي مقطعي و ناپيوسته و اتخاذ سياستها براي پيشبرد سازمان در زمان حال يا آينده برنامه ريزي نيستند. برنامه ريزي متكي بر انتخاب و مرتبط ساختن حقايق است. حقايق مفاهيم واقعي، قابل آزمون و اندازه‌گيري هستند. ديدگاهها، عقايد، احساسات و ارزشها به عنوان حقايقي تلقي مي‌شوند كه فرايند برنامه ریزی بر اساس آنها سازمان داده مي‌شود. همانطور كه اشاره شد برنامه ريزي صرفاً يك فرايند تصميم‌گيري نيست بلكه فرايندي شامل روشن ساختن و تعريف حقايق و تشخيص تفاوت بين آنهاست يا به عبارتي گونه‌اي فرايند ارزيابي است كه در پايان آن، در انتخاب حقايق ارزيابي شده تصميم‌گيري مي‌شود. برنامه بياني روشن، مستند و مشروح از مقاصد و تصميمات است. برنامه خروجي فرايند برنامه ريزي است اما برنامه ريزي يك فرايند پيوسته است كه بيش از اتخاذ هر تصميمي آغاز شده و پس از اجراي آن تصميم ادامه مي‌يابد. برنامه‌ها تهيه شده و اجرا مي‌گردند.

ويژگي‌هاي برنامه ریزی

برنامه ريزي يك فرايند ذهني آگاهانه با خصوصيات زير است:
1) تشخيص يك نياز يا انعكاس يك انگيزه 2) جمع‌آوري اطلاعات 3) مرتبط ساختن اطلاعات و عقايد 4) تعريف اهداف 5) تأمين مقدمات 6) پيش‌بيني شرايط آينده 7) ساخت زنجيره‌هاي متفاوتي از اقدامات مبتني بر تصميمات متوالي 8) رتبه‌بندي و انتخاب گزينه‌ها 9) تعريف سياستها 10) تعريف معيارهاي ابزار ارزيابي برنامه

انواع برنامه ريزي

برنامه ريزي از جنبه ماهيت به برنامه ریزی فيزيكي، برنامه ريزي سازماني، برنامه ريزي فرايند، برنامه ريزي مالي، برنامه ریزی وظيفه‌اي و برنامه ريزي عمومي دسته‌بندي مي‌شوند كه در اينجا منظور از برنامه ريزي، برنامه ريزي از نوع عمومي است. برنامه ریزی عمومي معمولاً تمام ديگر انواع برنامه ريزي را در خود دارد. برنامه ريزي را از جنبه افق زماني مي‌توان در قالب برنامه ريزي كوتاه‌مدت (برنامه ریزی عملياتي و تاكتيكي)، برنامه ريزي ميان‌مدت و برنامه ريزي بلندمدت دسته‌بندي نمود.

برنامه ريزي استراتژيك

بيشتر برنامه ریزیها براساس ديدگاه عقلايي، داراي شكل «آرمانها و اهداف ـ طرحها و اقدامات ـ منابع مورد نياز» مي‌باشند. در اين مدلها، ابتدا آرمانها و اهداف سازمان تبيين شده، سپس طرحها و اقدامات لازم تعيين و در نهايت منابع مورد نياز براي انجام برآورد مي‌گردند. تغيير در شرايط محيط، سياستها، نگرشها، ديدگاهها، ساختارها، نظامها و . . . عواملي هستند كه بر آرمانها و اهداف برنامه ريزي تأثير گذاشته و در نهايت باعث تغيير برنامه مي‌گردند. برنامه ريزي در شكل عقلايي فوق، ظرفيت و توانايي مقابله با چنين تغييراتي را نداشته و منجر به شكست مي‌گردد. اين شرايط موجب رشد اين تفكر شد كه در برنامه ريزي بايد بتوان مطابق با تغييرات، جهت حركت سازمان را تغيير داد و جهت و رفتار جديدي را در پيش گرفت. اين نگرش زمينه‌ساز ابداع برنامه ریزی استراتژیک شد. برخلاف برنامه ريزي سنتي كه در آن آرمانها و اهداف تعيين مي‌شوند هدف برنامه ريزي استراتژيك، تبيين و تدوين استراتژي است. بسته به نوع، تنوع و ماهيت تغييرات موجود در محيط مي‌توان تركيبي از برنامه ريزي سنتي و برنامه ریزی استراتژیک را بكار برد.
تعاريف مختلف و متفاوتي از استراتژي ارائه شده است. در اينجا تعريفي ارائه مي‌شود كه بتواند مفهوم آن را در برنامه ريزي استراتژيك مشخص نمايد. استراتژي برنامه، موضع، الگوي رفتاري، پرسپكتيو، سياست يا تصميمي است كه سمت و سوي ديدگاهها و جهت حركت سازمان را نشان مي‌دهد. استراتژي مي‌تواند تحت سطوح سازماني، وظايف و محدوده زماني متفاوت تعريف شود.
برنامه ريزي استراتژيك گونه‌اي از برنامه ريزي است كه در آن هدف، تعريف و تدوين استراتژيهاست. از آنجايي كه استراتژي مي‌تواند داراي عمر كوتاه يا بلند باشد برنامه ریزی استراتژیک مي‌تواند برنامه ريزي بلندمدت يا كوتاه‌مدت باشد اما متفاوت از آنهاست.
واژه «استراتژيك» معني هر آنچه را به استراتژي مربوط باشد در بردارد. واژه «استراتژي» از كلمه يوناني «استراتگوس» گرفته شده است كه به معناي رهبري است. برنامه ريزي استراتژيك كوششي است ساخت‌يافته براي اتخاذ تصميم‌هاي اساسي و انجام اعمالي كه ماهيت سازمان، نوع فعاليت‌ها و دليل انجام آن فعاليتها توسط سازمان را شكل داده و مسير مي‌بخشد. همانطور كه استراتژي نظامي پيروزي در جنگ است، برنامه ريزي استراتژیک نيز طرق انجام مأموريتهاي سازمان را دنبال مي‌كند.

مزاياي برنامه ریزی استراتژيك

برنامه ريزي استراتژيك داراي مزاياي زيادي است كه از جمله مي‌توان به موارد زير اشاره نمود:
· قبل از پيش آمدن مشكلات احتمالي از وقوع آنها خبر مي‌دهد. · به علاقمند شدن مديران به سازمان كمك مي‌كند. · تغييرات را مشخص كرده و شرايط عكس‌العمل در برابر تغييرات را فراهم مي‌كند. · هر نيازي را كه براي تعريف مجدد سازمان ضروري است تعيين مي‌كند. · براي دستيابي به اهداف از پيش تعيين شده بستر مناسب ايجاد مي‌كند. · به مديران كمك مي‌كند كه درك روشن‌تري از سازمان داشته باشند. · شناخت فرصتهاي بازارهاي آينده را آسان‌تر مي‌سازد. · ديدي هدفمند از مسائل مديريت ارائه مي‌دهد. · قالبي براي بازنگري اجراي برنامه و كنترل فعاليتها ارائه مي‌دهد. · به مديران كمك مي‌كند كه تا در راستاي اهداف تعيين شده تصميمات اساسي را اتخاذ كنند. · به نحو مؤثرتري زمان و منابع را به فرصت‌هاي تعيين شده تخصيص مي‌دهد. · هماهنگي در اجراي تاكتيكهايي كه برنامه را به سرانجام مي‌رسانند بوجود مي‌آورد. · زمان و منابعي را كه بايد فداي تصحيح تصميمات نادرست و بدون ديد بلندمدت گردند، به حداقل مي‌رساند. · قالبي براي ارتباط داخلي بين كاركنان به وجود مي‌آورد. · ترتيب‌دهي اولويتها را در قالب زماني برنامه فراهم مي‌آورد. · مزيتي براي سازمان در مقابل رقيبان به دست مي‌دهد. · مبنايي براي تعيين مسئوليت افراد ارائه داده و به موجب آن افزايش انگيزش را باعث مي‌شود. · تفكر آينده‌نگر را تشويق مي‌كند. · براي داشتن يك روش هماهنگ، يكپارچه همراه با اشتياق لازم از سوي افراد سازمان در برخورد با مسائل و فرصتها، انگيزش ايجاد مي‌كند.
ويژگي‌هاي برنامه ريزي استراتژیک
فرايند برنامه ريزي استراتژيك اساساً فرايندي هماهنگ‌كننده بين منابع داخلي سازمان و فرصتهاي خارجي آن مي‌باشد. هدف اين فرايند نگريستن از درون «پنجره استراتژيك» و تعيين فرصتهايي است كه سازمان از آنها سود مي‌برد يا به آنها پاسخ مي‌دهد. بنابراين فرايند برنامه ریزی استراتژیک، يك فرايند مديريتي است شامل هماهنگي قابليتهاي سازمان با فرصتهاي موجود. اين فرصتها در طول زمان تعيين شده و براي سرمايه‌گذاري يا عدم سرمايه‌گذاري منابع سازمان روي آنها، مورد بررسي قرار مي‌گيرند. حوزه‌اي كه در آن تصميمات استراتژيك اتخاذ مي‌گردند شامل (1) محيط عملياتي سازمان، (2) مأموريت سازمان و (3) اهداف جامع سازمان مي‌باشد. برنامه ريزي استراتژيك فرايندي است كه اين عناصر را با يكديگر در نظر گرفته و گزينش گزينه‌هاي استراتژیک سازگار با اين سه عنصر را آسان مي‌سازد و سپس اين گزينه‌ها را بكار گرفته و ارزيابي مي‌كند.
بايد توجه داشت كه هر فرايند برنامه ريزي استراتژيك زماني باارزش است كه به تصميم‌گيرندگان اصلي كمك كند كه به صورت استراتژيك فكر كرده و عمل كنند. برنامه ريزي استراتژیک به خودي خود هدف نيست بلكه تنها مجموعه‌اي از مفاهيم است كه براي كمك به مديران در تصميم‌گيري استفاده مي‌شود. مي‌توان گفت كه اگر استراتژيك فكر كردن و عمل كردن در فرايند برنامه ریزی استراتژيك به صورت عادت درآيد، آنگاه فرايند مي‌تواند كنار گذاشته شود.
برنامه ريزي استراتژیک در بخش دولتي
برنامه ريزي استراتژيك در بخش خصوصي توسعه يافته است. تجارب اخير مبين آن است كه رويكردهاي برنامه ريزي استراتژيك كه در بخش خصوصي تدوين شده‌اند مي‌توانند به سازمانهاي عمومي و غيرانتفاعي و هم چنين جوامع و ديگر نهادها كمك نمايند تا با محيط‌هاي دستخوش تغيير، برخوردي مناسب داشته و به شيوه‌اي كارسازتر عمل كنند. البته اين به آن معنا نيست كه همه رويكردهاي برنامه ریزی استراتژیک بخش خصوصي در بخش‌هاي عمومي و غيرانتفاعي به يك اندازه كاربرد داشته باشند.
برايسون مدلهاي برنامه ريزي استراتژيك را بررسي كرده و شرايط بكارگيري آنها را در بخش‌هاي عمومي و غيرانتفاعي مورد تحليل قرار مي‌دهد و در نهايت خود رويكردي ارائه مي‌دهد كه در بخش‌هاي عمومي و غيرانتفاعي قابل كاربرد باشد.

مدل برايسون
نمودار آمده در آخر اين بخش مراحل فرايند برنامه ريزي استراتژيك در قالب مدل برايسون را نمايش مي‌دهد. همانطور كه اشاره شد اين مدل نتيجه بررسي خصوصيات مدلهاي قبلي و رفع نقاط ضعف آنها براي كاربرد در سازمانهاي عمومي و غيرانتفاعي مي‌باشد. همانطور كه ملاحظه مي‌شود اين مدل شامل يك فرايند پيوسته (مطابق با تعريف برنامه ريزي) و تكرارپذير مي‌باشد كه پيش از اتخاذ هر تصميمي آغاز شده و پس از اجراي آن تصميم ادامه مي‌يابد. در اين جا اين فرايند در قالب ده مرحله شرح داده مي‌شود. از خصوصيات اين فرايند اين است كه نتايج حاصل از هر مرحله مي‌تواند در بازنگري يا تكميل مراحل پيش از آن مورد استفاده قرار گيرند.
مراحل فرايند برنامه ریزی استراتژیک در مدل برايسون به شرح زير مي‌باشد:
(1) توافق اوليه: در اين مرحله ضرورت برنامه ريزي استراتژيك براي سازمان مورد برنامه ريزي بررسي شده و آشنايي با اين نوع برنامه ريزي حاصل مي‌شود. سازمانها، واحدها، گروهها يا افرادي كه بايد در برنامه ریزی درگير شوند مشخص گرديده و توجيه مي‌شوند. مراحلي كه در برنامه ريزي بايد انجام شوند شرح داده مي‌شوند. روش انجام برنامه ريزي، زمانبندي انجام، آيين‌نامه‌هاي مورد نياز براي جلسات و نحوة گزارش‌دهي مشخص مي‌گردند. منابع و امكانات لازم تعيين مي‌گردند.
(2) تعيين وظايف: وظايف رسمي و غيررسمي سازمان «بايد هايي» است كه سازمان با آنها روبروست. در اين مرحله هدف اينست كه سازمان و افراد آن وظايفي را كه از طرف مراجع ذيصلاح (دولت، مجلس و.‌.‌.) به آنها محول شده است شناسايي نمايند. شايد اين هدف به ظاهر خيلي روشن باشد ولي اين واقعيت در بيشتر سازمانها وجود دارد كه بيشتر افراد اختيارات و وظايف سازماني را كه در آن مشغول بكارند نمي‌دانند و اساسنامه آن را حتي براي يكبار مطالعه نكرده‌اند. از طرف ديگر وظايف محول شده به سازمان عموماً كلي بوده و تمام فضايي را كه سازمان مي‌تواند در آن فعاليت كند تعريف نمي‌كند. بنابراين ضروري است كه با مطالعه وظايف مكتوب و مصوب سازمان اولاً با آن وظايف آشنا شد (كه از اين طريق بعضي از اختيارات و ذينفعان سازمان نيز شناسايي مي‌گردند)، ثانياً مواردي را كه در حيطه اختيارات سازمان قرار مي‌گيرند اما تا بحال كشف نشده‌اند، شناخت.
(3) تحليل ذينفعان: ذينفع فرد، گروه يا سازماني است كه مي‌تواند بر نگرش، منابع يا خروجي‌هاي سازمان تأثير گذارد و يا از خروجي‌هاي سازمان تأثير پذيرد. تحليل ذينفعان پيش‌درآمد ارزشمندي براي تنظيم بيانيه مأموريت سازمان است. تحليل ذينفعان بسيار ضروري است، چرا كه رمز موفقيت در بخش دولتي و غيرانتفاعي ارضاي ذينفعان كليدي سازمان است. اگر سازمان نداند كه ذينفعانش چه كساني هستند، چه معيارهايي براي قضاوت درباره سازمان به كار مي‌برند، و وضعيت عملكردي سازمان در قبال اين معيارها چيست، به احتمال زياد نخواهد توانست فعاليت‌هايي را كه بايد براي ارضاي ذينفعان كليدي خود انجام دهد، شناسايي كند.
(4) تنظيم بيانيه مأموريت سازمان: مأموريت سازمان جملات و عباراتي است كه اهداف نهايي سازمان، فلسفه وجودي، ارزشهاي حاكم بر سازمان و نحوة پاسخگويي به نياز ذينفعان را مشخص مي‌كند. علاوه بر اين موارد، اختلافات درون سازماني را مرتفع ساخته و بستر بحث‌ها و فعاليتهاي سازنده و مؤثر را هموار مي‌كند. توافق بر مأموريت سازمان، تمام فعاليتهاي آن را همسو مي‌سازد و انگيزش و توجه ذينفعان سازمان خصوصاً كاركنان آن را افزايش مي‌دهد.
(5) شناخت محيط سازمان: اساس استراتژيك عمل كردن شناخت شرايط است. يك بازيكن موفق فوتبال علاوه بر اينكه از توانايي‌ها و وظايف هر يك از اعضاي تيم خود آگاهي دارد، سعي مي‌كند شرايط تيم مقابل و نقاط قوت و ضعف هر يك از افراد آن را دريابد و با داشتن اين مأموريت در ذهن يعني پيروز شدن در بازي، در هر لحظه بهترين حركت را انجام دهد. براي اينكه يك سازمان نيز در رسيدن به مأموريت خود موفق گردد بايد شرايط حاكم بر خود را به خوبي شناسايي نمايد. در اين مرحله، محيط خارجي سازمان در قالب شرايط سياسي، اقتصادي، اجتماعي و تكنولوژيكي مورد بررسي قرار گرفته و نقاط قوت و ضعف آنها براي سازمان تعيين مي‌گردند. در راستاي شناخت محيط سازمان، در اين مرحله محيط داخلي نيز در قالب ورودي‌ها، خروجي‌ها، فرايند و عملكرد سازمان مورد مطالعه قرار مي‌گيرند.
(6) تعيين موضوعات استراتژيك پيش روي سازمان: اين مرحله قلب فرايند برنامه ريزي استراتژیک است. موضوعات استراتژيك تصميمات سياسي و اساسي هستند كه بر اختيارات، مأموريت، ارزشها، محصول يا خدمات ارائه شده، مراجعان يا استفاده‌كنندگان، هزينه‌ها، تأمين منابع مالي، سازمان يا مديريت تأثير مي‌گذارد. هدف اين مرحله تعيين انتخاب‌هايي است كه سازمان با آنها مواجه است.
(7) تعيين استراتژيها: به منظور پرداختن به هر يك از موضوعات استراتژيك پيش روي سازمان بايد اقداماتي صورت گيرد كه در قالب برنامه‌ها، اهداف، طرحها و . . . بيان مي‌شوند. اين اقدامات استراتژي ناميده مي‌شوند. در واقع استراتژي عبارتست از قالبي از اهداف، سياستها، برنامه‌ها، فعاليتها، تصميمات يا تخصيص‌هاي منابع كه مشخص مي‌كنند سازمان چيست، چه كاري انجام مي‌دهد و چرا آن را انجام مي‌دهد. استراتژي‌ها مي‌توانند تحت سطوح سازماني، وظايف و محدودة زماني متفاوتي تعريف شوند.
(8) شرح طرحها و اقدامات: اين مرحله مي‌تواند در قالب مرحله قبل، مرحله تعيين استراتژيها، انجام شود اما از آنجايي كه كار برنامه ریزی استراتژيك با تعيين استراتژيها به پايان مي‌رسد و اجراي آن در قالب تعريف طرحها و اقدامات و مديريت استراتژیک برنامه تهيه شده انجام مي‌شود اين تفكيك صورت گرفته است. به عبارت ديگر از اين مرحله به بعد از مدل برايسون مربوط به اجراي برنامه و مديريت استراتژيك مي‌گردد. در اين مرحله به منظور اجراي هر يك از استراتژيهاي انتخاب شده تعدادي طرح و اقدام تعريف مي‌گردد.
(9) تنظيم دورنماي سازماني براي آينده: در اين مرحله، توصيفي از شرايط آينده سازمان در صورت بكارگيري استراتژي‌هاي تدوين شده و استفاده از تمام نيرو و منابع سازمان، ارائه مي‌شود. اين توصيف دورنماي موفقيت سازمان ناميده مي‌شود كه در آن شرحي از مأموريت، استراتژي‌هاي اساسي، معيارهاي عملكرد، بعضي از قواعد تصميم‌گيري مهم و استانداردهاي اخلاقي مد نظر همة كارمندان ارائه مي‌شود. در صورت تنظيم چنين دورنمايي، افراد سازمان خواهند دانست كه چه انتظاري از آنها مي‌رود، پويايي و همسويي انگيزه و نيروي افراد در رسيدن به اهداف سازمان به وجود آمده و نياز به نظارت مستقيم كاهش مي‌يابد.
(10) برنامه عملياتي يكساله: در اين مرحله با استفاده از اطلاعات تدوين شده در مرحله هشتم و بر اساس اولويت‌هاي تعيين شده توسط تصميم‌گيران، يك برنامه عملياتي تهيه شده و بر اساس آن مديريت و كنترل طرحها و اقدامات انجام مي‌شود.

جان ام. برايسون كيست؟ جان ام. برايسون استاد برنامه‌ريزي و امور عمومي در دانشگاه مينه‌سوتا و مدير «مركز تكنولوژي اطلاعات و پشتيباني تصميم گروهي» در اين دانشگاه است. برايسون از سال 1983 تا 1989، معاون مركز پژوهشهاي مديريت استراتژيك اين دانشگاه نيز بوده است. او در سالهاي1986 و87، استاد مهمان مدرسه بازرگاني لندن، در سال تحصيلي 94-1993، استاد مهمان بخش علوم مديريت دانشگاه استراس‌ليد، مدرسه برنامه‌ريزي دانشگاه آكسفورد بروكس، و كالج نوفيلد دانشگاه آكسفورد بوده است. او درجه كارشناسي خود را در رشته اقتصاد در سال 1969 از دانشگاه كورنل و سه درجه دانشگاهي ديگر خود را شامل كارشناسي ارشد در رشته خط‌مشي و اداره امور عمومي در سال 1974، كارشناسي ارشد در رشته برنامه‌ريزي شهري و منطقه‌اي در سال 1974، و دكترا در رشته برنامه‌ريزي شهري و منطقه‌اي در سال 1978 از دانشگاه ويسكونسين، ماديسون دريافت كرد. جان ام. برايسون تاكنون جوايز زيادي را به خاطر آثارش دريافت كرده است كه از جمله آنها مي‌توان به دريافت جايزه جنرال الكتريك در سال 1978 به خاطر پژوهش برجسته در برنامه‌ريزي استراتژيك از آكادمي مديريت، و جوايزي براي بهترين مقاله‌ها در ژورنال انجمن برنامه‌ريزي امريكا و ژورنال پژوهش و آموزش برنامه‌ريزي اشاره كرد. او علاوه بر تاليف كتاب مشهور برنامه‌ريزي استراتژيك براي سازمانهاي عمومي و غيرانتفاعي يكي از مؤلفين كتاب رهبري براي مصالح عمومي بوده كه جايزه تري مك آدام را به عنوان كار برجسته در پيشرفت بخش غيرانتفاعي دريافت كرده و به عنوان بهترين كتاب سال 93-1992 توسط آكادمي مديريت برگزيده شده است.

anna_nemati

کاربر

ارسالها: 4603

#49 Posted: 5 Apr 2014 21:06

مدیریت بازرگانی
مدیریت بازرگانی که دانشی نو پا و سرآغاز ان از بوستون آمریکا بوده‌است به بحث پیرامون چگونگی کنترل سود و سرمایه و هزینه و استفاده بهینه از امکانات می‌پردازد. تیلور پایه گذار این علم در مکتب کلاسیک بوده‌است. اما نقطه عطف مدیریت دکتر دمینگ است که در دهه ۱۹۴۰ ژاپن را دگرگون کرد. از دیگر بحث‌های مدیریت بازرگانی بازاریابی می‌باشد که در سالهای اخیر به جایگاه باارزشی دست یافته‌است و به عنوان علم مطرح گردیده‌است. شرکت‌های بزرگ همواره درسالهای اخیر هزینه‌های سنگینی برای این مقوله در نظر گرفته و بازخورد مناسبی از آن دریافت نموده‌اند. بازاریابی خود به شاخه‌های متعددی تقسیم گردیده و دانشگاهها سعی در پرورش متخصصین در شاخه‌های مختلف این علم نموده‌اند. از دانشمندان مطرح این علم در ایران می‌توان به دکتر احمد روستا و دکتر داور ونوس در سطح بین المللی و فرد آر دیوید اشاره نمود.
بازاریابی چیست؟ فاصله ایده تا مرتفع شدن نیاز با استفاده از فرایند تبدیل ایده به کالا و مبادله آن را بازاریابی نام گذاری کرده‌اند البته تعاریف گوناگونی از بازاریابی در مراجع مختلف آْمده‌است که هریک از دیدگاه مکتبی و یا دانشمندی ارائه شده‌است، ولی نکته محوری در تمامی این تعاریف ارضاء نیاز مشتریان میباشد.
علم بازاریابی به لحاظ همبستگی بسیار زیاد با مدیریت استراتژیک در بسیاری از موارد به صورت ترکیبی به اجرا در آمده و شرکتها استراتژی‌های خود را با استفاده از علوم و زیر شاخه‌های بازاریابی تکمیل می‌نمایند. از دانشمندان این زمینه می‌توان به ایگور انسف اشاره نمود که خود یکی از پایه گذاران این علم نوین در دنیا می‌باشد.
برخی از زیر شاخه‌های بازاریابی عبارت‌اند از e-marketing,e-commerce و بازایابی بین المللی، رفتار مصرف کننده، بازاریابی داخلی، بازاریابی صنعتی و بازاریابی افقی و عمودی. هر یک از زیر شاخه‌های فوق ضمن تبعیت از اصول بازاریابی این امکان را فراهم آورده‌است تا متخصصین و علاقه‌مندان در زمینه‌ای خاص بررسی‌های لازم را به عمل آورند

anna_nemati

کاربر

ارسالها: 4603

#50 Posted: 5 Apr 2014 21:10

مدیریت دانش
مدیریت دانش، مدیریت دانایی یا مدیریت اندوخته‌های علمی (Knowledge management - KM) در دسترس قرار دادن نظام‌مند اطلاعات و اندوخته‌های علمی است، به گونه‌ای که به هنگام نیاز در اختیار افرادی که نیازمند آنها هستند، قرار گیرند تا آنها بتوانند کار روزمره خود را با بازدهی بیشتر و موثرتر انجام دهند. برنامه اجرایی مدیریت اندوخته‌های علمی بر این سه جزء اصلی بنا می‌شود:

افرادی که تولیدکننده و یا مصرف‌ کننده این اندوخته‌ها هستند،
فرآیندهایی که این اندوخته‌ها را مدیریت می‌کنند،
ابزار و تمهیداتی که دسترسی به این سرمایه‌های علمی را آسان می‌کنند.

واژه‌گزینی

در زبان فارسی تا به حال اصطلاح «مدیریت دانش» برای Knowledge Management متداول بوده‌ است. در زبان انگلیسی اما تفاوت بسیاری بین Science و Knowledge وجود دارد. Knowledge به تمامی آگاهی‌های بشر به طور کل اطلاق می‌شود در حالیکه Science به فرآيند توليد دانش اطلاق می‌شود. دانش نرم (هنوز) قابل بیان، ساختاردهی، نمایش و مدیریت نیست. تنها دانش سخت را یا دانسته‌های خاص و یا اندوخته‌های علمی را می‌توان مدیریت کرد.
در این متن، به جای استفاده از واژه دانش در مقابل Knowledge، گاهی از واژه دانایی استفاده شده‌است. این در حالی‌ست که واژه دانایی معانی خاص خودش را در حوزه‌های گوناگون دیگر همچون فلسفه، روانشناسی و جامعه‌شناسی نیز داراست. ازآنجا که تحقیقات کاربردی در حوزه مدیریت دانایی نسبتاً جدید است، در این خصوص تعریف خاص و دقیقی که مورد اجماع اکثریت محققین قرار گیرد، هنوز وجود ندارد. آنچه مسلّم است آن که می‌توان با آشنایی با تعاریف گوناگون، ابعاد و مصادیق این امر را بیشتر شناخت و آن را بهتر به کار گرفت.

تعاریف گوناگون

برای تعریف دانایی باید چندین واژه تعریف شود. ابتدا از داده‌ها صحبت می‌کنیم. داده‌ها منبع حیاتی به شمار می‌روند که با بهره‌برداری صحیح از آنها می‌توان داده‌ها را به اطلاعات بامعنی تبدیل نمود. بدین ترتیب اطلاعات می‌توانند به دانایی و در نتیجه حکمت تبدیل شوند. در واقع اطلاعات، دانایی و حکمت، بیش از مجموعه‌های فوق هستند و به نوعی کل‌ آنها از هم اجزایی اجزا تشکیل می‌شوند، نه جمع جبری اجزا.
داده‌ها نقاط بی معنی در فضا و زمان هستند که هیچگونه اشاره‌ای به فضا و زمان ندارند. داده‌ها شبیه رویداد حرف یا کلمه‌ای خارج از زمینه (بدون رابطه) می‌باشند. دانایی مجموعه‌ای از شناخت‌ها و مهارت‌های لازم برای حل مسئله‌است، لذا اگر اطلاعاتی که در دست است بتواند مشکلی را حل کند می‌توان گفت دانایی وجود دارد. ضمن اینکه دانایی باید امکان تبدیل به دستورالعمل اجرائی و عملی شدن را داشته باشد.

مفهوم مدیریت دانش : مدیریت دانش طیف وسیعی از فعالیتها است که برای مدیریت، مبادله، خلق یا ارتقای سرمایه های فکری در سطح کلان به کار می رود. مدیریت دانش طراحی هوشمندانه فرایندها، ابزار، ساختار و غیره با قصد افزایش، نوسازی، اشتراک یا بهبود استفاده از دانش است که در هر کدام از سه عنصر سرمایه فکری یعنی ساختاری، انسانی و اجتماعی نمایان می شود. مدیریت دانش فرایندی است که به سازمانها کمک می کند تا اطلاعات و مهارتهای مهم را که بعنوان حافظه سازمانی محسوب می شود و به طور معمول به صورت سازماندهی نشده وجود دارند، شناسایی، انتخاب، سازماندهی و منتشر نمایند. این امر مدیریت سازمانها را برای حل مسائل یادگیری، برنامه ریزی راهبردی و تصمیم گیریهای پویا به صورت کارا و موثر قادر می سازد. علل پیدایش مدیریت دانش: 1- دگرگونی مدل کسب و کار صنعتی که سرمایه های یک سازمان اساسا سرمایه های قابل لمس و ملی بودند(امکانات تولید، ماشین، زمین و غیره) به سمت سازمانهایی که دارایی اصلی آنها غیرقابل لمس بوده و با دانش، خبرگی، توانایی و مدیریت برای خلاق سازی کارکنان آنها گره خورده است. 2- افزایش فوق العاده حجم اطلاعات، ذخیره الکترونیکی آن و افزایش دسترسی به اطلاعات به طور کلی ارزش دانش را افزوده است؛ زیرا فقط از طریق دانش است که این اطلاعات ارزش پیدا می کند، دانش همچنین ارزش بالایی پیدا می کند. زیرا به اقدام نزدیک تر است. اطلاعات به خودی خود تصمیم ایجاد نمی کند، بلکه تبدیل اطلاعات به دانش مبتنی بر انسان ها است که به تصمیم و بنابراین به اقدام می انجامد. 3- تغییر هرم سنی جمعیت و ویژگیهای جمعیت شناختی که فقط در منابع کمی به آن اشاره شده است. بسیاری از سازمانها دریافته اند که حجم زیادی از دانش مهم آنها در آستانه بازنشستگی است. این آگاهی فزاینده وجود دارد که اگر اندازه گیری و اقدام مناسب انجام نشود، قسمت عمده این دانش و خبرگی حیاتی به سادگی از سازمان خارج می شود. 4- تخصصی تر شدن فعالیتها نیز ممکن است خطر از دست رفتن دانش سازمانی و خبرگی به واسطه انتقال یا اخراج کارکنان را بهمراه داشته باشد. در بدو امر به مدیریت دانش فقط از بعد فن آوری نگاه می شد و آن را یک فناوری می پنداشتند. اما به تدریج سازمانها دریافتند که برای استفاده واقعی از مهارت کارکنان، چیزی ماورای مدیریت اطلاعات موردنیاز است. انسانها در مقابل بعد فناوری و الکترونیکی، در مرکز توسعه، اجرا و موفقیت مدیریت دانش قرار می گیرند و همین عامل انسانی وجه تمایز مدیریت دانش از مفاهیم مشابهی چون مدیریت اطلاعات است. راهبردهای مدیریت دانش: مدیریت کلان جهت کارآمدی زیرسیستم های خود می بایست ماهیت، اصول و ابعاد مدیریت دانش را بشناسد. راهبردهایی که ماهیت و توانایی متفاوت مدیران را منعکس می نماید عبارتنداز 1- راهبرد دانش بعنوان راهبرد کسب وکار که روشی جامع و با وسعت سازمانی برای مدیریت دانش است، که بیشتر بعنوان یک محصول در نظر گرفته می شود. 2- راهبرد مدیریت سرمایه های فکری که بر بکارگیری و ارتقای سرمایه هایی که از قبل در سازمان وجود دارند، تاکید دارد. 3- راهبرد مسئولیت برای سرمایه دانش فردی که از کارکنان حمایت و آنها را ترغیب می کند تا مهارت ها و دانش خود را توسعه دهند و دانش خود را با یکدیگر درمیان گذارند. 4- راهبرد خلق دانش که بر نوآوری و آفرینش دانش جدید از طریق واحدهای تحقیق و توسعه تاکید می کند. 5- راهبرد انتقال دانش که بعنوان بهنرین فعالیت در بهبود کیفیت امور و کارایی سازمان مورد توجه قرار گرفته است. 6- راهبرد دانش مشتری- محور که با هدف درک ارباب رجوع و نیازهای آنها بکار گرفته می شود تا خواسته آنها به دقت فراهم شود.

تعریف مدیریت دانایی

تحقیق در ادبیات مدیریت، نشان می‌دهد که هیچ تعریف مورد توافقی از مدیریت دانایی وجود ندارد. تعاریف عمدتاً بر قابلیت‌های سازمانی در خصوص تولید ثروت از دارایی‌های دانایی‌مدار متمرکز هستند. و نقش مدیریت دانایی، اکتساب، جمع‌آوری و استفاده از دانایی فنی سازمانی و درس‌های آموخته شده‌است.
کمی بیش از ده سال از عمر ابداع مفهوم کلی مدیریت دانایی می‌گذرد و در این مدت، تعاریف گوناگونی در این خصوص ارائه گردیده که هر یک ابعادی از این موضوع را نمایش می‌دهند. در ذیل به بیان مهم‌ترین این تعاریف می‌پردازیم:

مدیریت دانایی، کسب دانایی درست برای افراد مناسب در زمان صحیح و مکان مناسب است، به‌گونه‌ای که آنان بتوانند برای دستیابی به اهداف سازمان، بهترین استفاده را از دانایی ببرند.
مدیریت دانایی، بنایی سنجیده، صریح و اصولی برای تجدید و استفاده از دانایی در جهت افزایش تأثیر و بازگشت دانایی مربوط به سرمایه دانایی است.
تعریف مدیریت دانایی، اغلب به حوزه‌های تخصصی نویسندگان مقالات وابسته‌است. مدیریت دانایی را به صورت فرآیند مستمر اطمینان از توسعه تجربی سازمان‌ها در جهت بهبود قابلیت حل مشکلات سازمانی، و حمایت از مزیت رقابتی تعریف می‌کنند. مدیریت دانایی را به عنوان قابلیت خلق ارزش افزوده از طریق دارایی‌های ناملموس سازمانی تعریف می‌کنند.Waltz عقیده دارد که مدیریت دانایی، به محدوده‌های سازمانی، فرآیندها و فناوری‌های اطلاعاتی مختلفی مربوط است که برای دستیابی، خلق و نشر دانایی جهت تحقق مأموریت سازمانی، اهداف کسب و کار و استراتژی‌ها به کار گرفته می‌شوند
فرایند خلق، انتشار وبکارگیری دانش بمنظور دستیابی به اهداف سازمانی.
فلسفه‌ای که شامل مجموعه‌ای از اصول، فرایندها، ساختارهای سازمانی وفن آوریهای بکار گرفته شده که #افراد را بمنظور اشتراک و بکارگیری دانششان جهت مواجهه با اهداف آنها یاری می‌رساند
دیریت دانایی مجموعه فرایندهایی است که خلق، نشر و کاربری دانایی راکنترل می‌کنند.
مدیریت دانایی، رسمی سازی و دسترسی به تجربه، دانایی و دیدگاههای استادانه را که قابلیتهای جدید، قدرت کارایی بالاتر، تشویق نوآوری و افزایش ارزش مشتری را در پی داشته باشند، هدف قرار می‌دهد.
مدیریت دانایی، دانستن ارزش دانایی، فهم اطلاعات سازمان، استفاده از سیستم‌های تکنولوژی اطلاعات و ارتباطات به منظور حفظ، استفاده و کاربرد دوباره دانایی می‌باشد.
مدیریت دانایی شامل فرایند ترکِب بهینه دانش و اطلاعات در سازمان و ایجاد محیطی مناسب بمنظور تولید، اشتراک و بکارگیری دانش وتربیت نیروهای انسانی خلاق و نوآور است.
مدیریت دانایی، مدیریت اطلاعات و داده به همراه مهار تجربیات ضمنی و نهایی افراد جهت تسهیم، استفاده و توسعه توسط سازمان است که به بهره‌وری بیشتر سازمان منجر می‌گردد.
مدیریت دانایی به مثابه چتری است که مباحث متعدد مربوط به ارزش دانایی به عنوان یک عامل تولیدی را در بر می‌گیرد.
مدیریت دانایی، فرایند کشف، کسب، توسعه و ایجاد، نگهداری، ارزیابی و بکارگیری دانایی مناسب در زمان مناسب توسط فرد مناسب در سازمان است که از طریق ایجاد پیوند میان منابع انسانی، فناوری اطلاعات و ارتباطات و ایجاد ساختاری مناسب برای دستیابی به اهداف سازمانی صورت پذیرد.

دانایی صریح و ضمنی

تحقیقات بسیاری نشان می‌دهد که تنها ۲۰٪ دانایی آشکار و واضح (Explicate) و ۸۰٪ مابقی تلویحی و نهفته (Tacit or implicate) است. مفاهیم مربوط به این دو نوع دانایی و صفات و ویژگی های آ نها را در تعاریف زیر بهتر می‌توان دریافت:

دانایی صریح

دانایی است که وضوح کافی برای درک آن وجود دارد. دانای صریح، دانایی است که قابل کد شدن است. منظور از کد، هر گونه کد، اعم از کد نوشتاری، گفتاری، رفتاری و... است. مصادیق این نوع از دانایی، کتاب، مقاله، سخنرانی، روشهای مدون سازمانی و سایر مستندات مشابه، می‌باشد

دانایی تلویحی

چنین دانایی به سه دلیل از شفافیت و وضوح کافی برخوردار نیست:

توانایی تشریح و تعریف دانایی وجود دارد ولی هنوز به عنوان یک دانایی عرضه و معرفی نشده‌است.
توانایی تشریح و تعریف وجود دارد، اما اراده و قصد آن وجود ندارد.
توانایی تشریح دانایی وجود ندارد.

معمولاً باید این نوع دانایی را در درون اذهان انسان‌ها، رویه‌های سازمان، و نیز در اندوخته‌های فرهنگی جوامع گوناگون مستتر یافت. هرچند که مدیریت دانایی ضمنی، به مراتب مشکل‌تر از دانایی آشکار است، اما ارزش آن در کسب مزیت رقابتی در سازمان، بیشتر می‌باشد.

صفحه 5 از 6: « پیشین 1 2 3 4 5 6 پسین »

علم و دانش /

Management science | علم مدیریت

برای دسترسی به این قسمت میبایست عضو انجمن شوید. درصورتیکه هم اکنون عضو انجمن هستید با استفاده از نام کاربری و کلمه عبور وارد انجمن شوید. در صورتیکه عضو نیستید با استفاده از این قسمت عضو شوید.

↑ بالا